یکی از وظایف مشترک رسانه ها و روابط عمومی ها تجزیه و تحلیل رویداد هاست که این مساله از طریق مستند سازی فعالیت ها صورت می گیرد.

مستند سازی بررسی و تحلیل کلیه فرایند یک فعالیت از خلق ایده تا مرحله ارزیابی می باشد؛ بر همین اساس همایش ارتباط هنرمندانه که 29 اردیبهشت توسط شورای روابط عمومی استان در متل بانک ملی بابلسر برگزار شد را بررسی می کنیم.

1- مکان برگزاری :

شهرستان بابلسر به دلیل مرکزیت جغرافیایی مازندران و سالن متل بانک ملی به دلیل گنجایش مناسب و سایر امکانات مکان بسیار مناسبی برای برگزاری همایش های استانی می باشد که خوشبختانه این مکان مورد توجه ستاد برگزاری قرار گرفت.

 2- زمان برگزاری :

 اگر همه تمهیدات یک همایش درست پیش بینی شود و زمان مناسبی برای برگزاری انتخاب نشود تمامی زحمات به هدر می رود .

ساعت 4 بعدارظهر یک روز کاری اصلا" زمان مناسبی برای برپایی و شرکت در يک همایش سنگین و مهم نیست. لذا شایسته بود این همایش صبح برگزار می شد تا شرکت کنندگان رغبت ، انگیزه و نشاط بیشتری برای شنيدن برنامه ها پیدا می کردند.

3- عنوان همایش:

 اگر عنوان همایش را بپذیریم مناسبت آن بايد در بنر های تبلیغات محیطی در سراسر استان مورد توجه قرار می گرفت که که متاسفانه از قلم انداخته شد .

 4- مدت زمان برنامه:

به دلیل خستگی ناشی از یک روز کار اداری این حجم برنامه که عمدتا" سخنرانی های کسل کننده بود،زمان زیادی طلب می نمود هرچند که اگر برنامه در صبح برگزار می شد امکان استفاده بیشتری میسر بود.

 5- فوق برنامه:

 عنوان همایش ایجاب می کرد برخی پیام ها و نکات ظریف از طریق فوق برنامه های نمایشی به مخاطبان منتقل می شد تا ضمن رفع خستگی نشاط و انگیزه نیز برای حضار ایجاد می کرد.

6- نظم مراسم :

با توجه به کثرت شرکت کنندگان نظم مناسبی بر مراسم حاکم نبود.

 7- مجری مراسم:

یکی از نقاط قوت این مراسم اجرای هنرمندانه و مدیریت خوب آقای حسین طالب نژاد ( شاعر، نویسنده، استاد محترم دانشگاه و مدیر روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی واحد قائم شهر) بود که توانست علی رغم شرایط سالن مدیریت قوی بر مراسم و برنامه داشته باشد.

 8- استقبال و مشارکت:

حضور گسترده روابط عمومی ها و مدیران نشان از تلاش های بی وقفه استانداری و کوشش خستگی ناپذیر رئیس روابط عمومی استانداری مازندران داشت.

 9- برنامه ها:

به نظر می رسد شنيدن  شش سخنرانی بدون هیچ فوق برنامه کار سخت و طاقت فرسایی برای مخاطبان باشد که توانسته اند در یک برنامه عصرگاهی حوصله کنند و فقط مطالب گفته شده را بشنوند. اینکه چقدر به سخنرانی ها توجه شده خدا می داند!

10- خروج از مراسم:

ترک مراسم توسط شرکت کنندگان در ساعات پایانی مراسم هشداری برای متولیان همایش بود که به زور نمی توان جمعیت را زیر پای سخنرانی نگه داشت بلکه باید با برنامه هاي مختلف، نشاط مخاطب را جذب کرد.

11- فرم ارزیابی:

بهترین داوری برای هر فعالیت و مراسم پیش بینی فرم نظرسنجی می باشد که متاسفانه دراین همایش بزرگ به این مهم توجهی نشد. لذا ضروری است در کلیه همایش ها با چند سوال ساده نظر شرکت کنندگان را جویا شویم و تحلیل فرم نظرات مخاطبان و کاربست نتایج آن در همایش های آتی بهترین برنامه ریزی می باشد.

 12- برنامه های جانبی:

 با توجه به قلت زمان برگزاری مراسم امکان بهره برداری از نمایشگاه وجود ندارد هرچند که از تلاش دوستان فرمانداری و شهرداری بابلسر نباید به سادگی گذشت . البته برای همایش یک روزه حضور شرکت های تبلیغاتی و صنایع وابسته به روابط عمومی ضروری است.

 13- ویژه نامه:

 بازخورد انتشار ویژه نامه "ارتباط مضاعف" که توسط نگارنده تدوین شد و البته با تاخیر در مراسم توزیع شد را به داوری خوانندگان این سطور واگذار می کنم.

 14- کیفیت سخنرانی ها:

شاید تکراری بودن مطالب گفته شده در همایش سبب شد که سخنرانی ها به دل مخاطبان نچسبد. البته خیلی از گفتنی ها را آقای دکتر انصاری -مدیر کل روابط عمومی وزارت جهاد کشاورزی- در ابتدای همایش گفت و به عبارتی دست سخنران های بعدی را تهی کرد.

 15- طرح مسائل روابط عمومی ها:

 طرح مسائل و مشکلات روابط عمومی ها توسط آقایان رستمعلی ، علی نژاد و نوربخش اقدام سنجیده ای بود که توسط استاندار محترم تدبیر شد. البته جا داشت به نماینده خانه مطبوعات هم  5دقیقه فرصت داده می شد.

 16- معرفی پیشکسوتان:

 ارزنده ترین اقدام این همایش تجلیل از پیشکسوتان روابط عمومی استان بود. البته این تدبیر خوب می توانست بهتر اقدام گردیده و با تقدیر از اعضای سابق شورای روابط عمومی استان کامل می گشت.

 17- پوشش رسانه ای:

 همایشی با این وسعت و حجم جا داشت که مورد توجه رسانه ها قرار بگیرد و این مهم به تمهیدات رسانه ای دست اندرکاران همایش مربوط بود. البته طبق معمول صدا و سیمای مرکز مازندران غایب معنادار این فرصت مغتنم بود، چرا که تهیه کنندگان و برنامه سازان سازمان می توانستند از طریق دیدار های چهره به چهره با روابط عمومی ها گفتگو کنند.

18- حضور مدیران:

 بر اساس حاشیه نویسی خبرگزاری فارس تنها ده درصد از مدیران استان در این همایش حضور یافتند و این عدم حضور پیام معناداری برای توجه مدیران به روابط عمومی ها دارد!

19- تشریفات:

در همایش روابط عمومی ها نشانی از تشریفات حرفه ای دیده نمی شد و شاید در برنامه ریزی مراسم تشریفات لحاظ نشد. لذا جا داشت برای استقبال، راهنمایی و هدایت مدعوین و شرکت کنندگان از گروه تشریفات استفاده می شد.

20- همایش بدون کارگردان:

تردد اعضای شورای روابط عمومی در اطراف سن حاکی از آن داشت که این همایش فاقد کارگردان و مدیر برنامه بود چرا که در صورت انتخاب مدیر برنامه نمی باید اعضای شورای روابط عمومی و به ویژه دبیر شورا که از لحاظ جایگاهی در منصب بالایی هستند این همه تردد می کردند! شایسته بود کار هماهنگی، تشریفات و ارتباطات اطراف سن به گروه زیر مجموعه کارگردان سپرده می شد.

21- دکور:

 دکور سالن پذیرایی، کیفیت صوتی، نورپردازی از جمله اقدامات قابل قبول این همایش بود.

22- نکته پایانی:

 امیدوارم آنچه عرضه شد گامی برای رصد مستمر فعالیت ها و برنامه ها باشد. نقد یا تحلیل برنامه ها نافی زحمات برگزار کنندگان همایش نیست بلکه رهیافتی است برای آینده بهتر.

 این همایش دارای نکات ضعف و قوت دیگری بود که از ذهن نگارنده دور ماند که ان شاءالله با تیزبینی سایر فعالان روابط عمومی مورد توجه قرار گیرد.

به طور طبیعی باید انتظار داشت که همایشی که روابط عمومی ها مسئولیت طرح ریزی، هماهنگی و اجرای آن را به عهده دارند از لحاظ استاندارد از کیفیت بالایی برخوردار باشد. 

ايميل نويسنده: (payamekeshavarz@yahoo.com)