مازندنومه؛ سرویس فرهنگی و هنری، کلثوم فلاحی: مدت زیادی از فعالیت مرکز اسناد و کتابخانه ملی در مازندران نمی‌گذرد و در این مدت، 2 مدیر را تجربه کرده است. در حال حاضر رضا شکیبایی حدود یک سال است که ریاست این مرکز را بر عهده دارد. با این مدیر درباره تاسیسات و تجهیزات مرکز اسناد مازندران، شیوه نگهداری اسناد، کمک‌های سازمان به پژوهشگران، شیوه نگارش کتاب و حمایت مرکز اسناد و کتابخانه ملی و دیگر مسائل گفت‌وگو کردیم.

 حدود یک سال از حضور شما در مرکز اسناد و کتابخانه ملی مازندران می‌گذرد، در این مدت چه اقداماتی انجام دادید؟

وقتی به مرکز اسناد و کتابخانه ملی شاخه مازندران آمدم اینجا یک مکان تازه تاسیس بود، از لحاظ سخت‌افزاری، ساختمان و تجهیزات، پیش از آمدن من اقدامات خوبی انجام شد اگرچه که از نظر ساختمان در کمبود هستیم.
چون سازمان، تازه تاسیس بود از نظر کارهای تخصصی و وظایف اصلی سازمان، طبیعی است که در بدو تاسیس، کارهای جدی شروع نشده بود. اسناد را از ادارات دولتی گردآوری کردیم.

مهم‌ترین اسناد مربوطه به کدام بخش بود؟

 مهم‌ترین اسناد مربوط به وزارت کشور بود. در این مدت به فرمانداری‌ها در سطح استان مراجعه و اسناد را منتقل کردیم. پنج‌هزار کارتن سند از فرمانداری‌ها جمع‌آوری شد. تعداد 500 کارتن سند هم مربوط به دیگر دستگاه‌ها بود. اگر در هر کارتن، 10 پرونده به شکل استاندارد در این کارتن‌ها قرار گیرد تخمین می‌زنیم پنج میلیون سند از فرمانداری‌ها جمع‌آوری شده است و زمانی که به اینجا آمدم حدود یک میلیون برگ سند شده بود.

اسنادی که در بایگانی‌ها نگهداری می‌شود هزینه بسیاری به دولت تحمیل می‌کند، با جمع‌آوری این اوراق، فضای بسیار زیادی از دستگاه‌های اجرایی تخلیه شد.

مرکز اسناد و کتابخانه ملی، چه وظایف دیگری بر عهده دارد؟

امحای اوراق از دیگر وظایف مرکز اسناد و کتابخانه ملی است و هیچ دستگاه دولتی نمی‌تواند بدون مجوز مرکز اسناد، اوراق خود را امحا کند. همچنین نزدیک به یکصد تن اوراق را هم امحا کردیم و تا حدود پنج هزار متر از فضای بایگانی دستگاه‌ها آزاد شد.
به دستگاه‌ها اعلام کردیم امحای اوراق و اسناد ممنوع است و وظیفه دارند اوراق را به ما تحویل دهند. کارشناسان مرکز اسناد را به دستگاه‌ها معرفی کردیم تا در این زمینه کار کنند.

چه دستگاه‌هایی در این زمینه همکاری بیشتری داشتند؟

استانداری، دادگستری استان، دانشگاه علوم‌پزشکی مازندران، بیمه ایران و آسیا از دستگاه‌ها و مراکزی بودند که همکاری بسیار خوبی در این حوزه با ما داشتند.

چه اتفاقی برای اسناد جمع‌آوری شده می‌افتد؟

اسنادی که جمع‌آوری می‌کنیم ساماندهی شده و پردازش می‌شوند و سپس وارد سامانه می‌کنیم. چون بسترهای مقدماتی از نظر سخت‌افزاری هماهنگ بود بیش از 2هزار پرونده، فهرست‌نویسی و وارد سیستم شد که برای افراد قابل دسترسی است. این کار اکنون با سرعت بیشتری در حال انجام قرار دارد.

به نظر می‌رسد اسناد خیلی در پژوهش مورد توجه قرار نمی‌گیرند. در این زمینه چه نظری دارید؟

نشست‌هایی با استادان دانشگاه‌ها داشتیم که دانشجویان را برای استفاده از این اسناد ترغیب کنند. در گذشته آشنایی با این بخش از اقدامات مرکز اسناد، کم بود و اکنون دانشجویان به این سمت هدایت شده‌اند که برای تنظیم پایان‌نامه و پژوهش از اسناد ما استفاده کنند.

اسناد به عنوان منبع مهم پژوهشی، کم‌تر مورد توجه قرار می‌گیرند تلاش داریم این موضوع را نهادینه کنیم که صرف اتکا به منابع مکتوب و باستان‌شناسی در پژوهش کافی نبوده و اسناد باید مورد استفاده قرار گیرد.

مخاطبان مرکز اسناد چه کسانی هستند؟

مخاطبان ما از قشر خاص هستند، کسانی که در حوزه تاریخ معاصر فعالیت می‌کنند بیشتر به سراغ اسناد می‌آیند. در دوران معاصر، اسناد بیشتری وجود دارد، ضمن اینکه در یک سال اخیر، یکهزار سند را در اختیار پژوهشگران قرار دادیم. اگر سندی در تهران نگهداری شود و پژوهشگری متقاضی دسترسی به آن سند باشد، سازمان در مازندران این سند را از تهران به استان آورده و به مدت 10 روز تا یک ماه در اختیار پژوهشگر قرار می‌دهد.
 
چند مورد کلاس آموزشی برای دستگاه‌ها برگزار کردیم. دوره ارزشیابی اسناد، دوره ضوابط امحای اوراق، نحوه تعیین اسناد باارزش، دوره کلاس فیپا و فهرست‌نویسی پیش از انتشار کتاب از جمله دوره‌های آموزشی است که توسط مرکز اسناد و کتابخانه ملی در مازندران برگزار شد.

مرکز اسناد و کتابخانه ملی در مازندران از ساختمان مناسبی برای نگهداری اسناد برخوردار نیست. پیگیری‌ها برای اختصاص زمین و یا ساختمان به کجا رسیده است؟

عمده اسناد قدیمی، قبل از ایجاد مرکز اسناد در مازندران به تهران منتقل شده‌اند. به دلیل اینکه ساختمان فعلی مرکز اسناد مازندران، از تجهیزات کافی برخوردار نیست نمی‌توانیم اسناد را به استان منتقل کنیم چون اسناد از بین می‌رود.

برای سازمان هیچ کاری ندارد همه اسناد را به تهران منتقل کند چون ساختمان و تجهیزات برای نگهداری دارد. باید بدانیم در مازندران می‌خواهند اسناد اینجا باقی بماند یا خیر. برای تقویت امور فرهنگی است که این مراکز در استان‌ها ایجاد می‌شود تا مردم ضمن شناخت پیشینه خود، نسبت به بازسازی و انتشار آن اقدام کنند.

دستگاه‌های اجرایی از فوائد این سازمان بهره‌مند می‌شوند و سابقه مازندران هم در استان باقی می‌ماند. نیاز است مسئولان استان به ویژه درباره ساختمان مناسب برای مرکز اسناد همکاری کنند. اگر ساختمان مناسبی در اختیار ما قرار گیرد سازمان مرکزی به راحتی می‌تواند تجهیز کند.

مهم‌ترین اسنادی که در این مرکز نگهداری می‌کنید کدام است؟

اسناد در جایگاه خود دارای اعتبار هستند اما یکی از اسناد مهمی که اینجا نگهداری می‌کنیم تصویر سند اهدا شده فرمان شاه طهماسب ثانی برای جمع‌آوری سپاه از هزارجریب و اعزام به اصفهان برای مقابله با شورش افاغنه است.

یکی دیگر از اسناد مهم در این مرکز، مصالحه‌نامه ملکی مربوط به سال 1100 قمری درباره منطقه آمل است. درباره مسائل حکومتی، اقتصاد و معیشت مردم اسناد مختلفی در حوزه مازندران داریم.

مرکز اسناد و کتابخانه ملی چه سیاستی در قبال انتشار کتاب دارد؟

سیاست سازمان در انتشار کتاب به این شکل است که بر روی اسناد، پژوهش انجام شده و کتاب نوشته شود. انتشار کتاب در حوزه کاری مراکز استانی نیست. با تصویب شورای پژوهش، منابع از سوی سازمان در اختیار پژوهشگران قرار می‌گیرد و در صورت نیاز به کمک مالی، این پشتیبانی از سوی سازمان انجام می‌شود ضمن اینکه انتشار کتاب را هم بر عهده می‌گیرد. البته موضوع کتاب باید درباره اسناد باشد. ما در استان کار هماهنگی را انجام می‌دهیم و تصویب آن بر عهده تهران است.

برای جمع‌آوری اسنادی که در نزد مردم نگهداری می‌شود چه برنامه‌ای دارید؟

از مردم به چند دلیل تقاضا داریم اسنادی که نزد خود نگهداری می‌کنند را به چند دلیل به ما تحویل دهند. تنها مرجع قانونی کشور برای جمع‌آوری سند، مرکز اسناد و کتابخانه ملی است. این سازمان، اسناد را بازسازی و حفظ کرده و برای آیندگان نگهداری می‌کند. سندی که در اختیار یک شخص است با تحویل دادن به ما در دسترس همگان قرار می‌گیرد. این اسناد به ویژه با رطوبت مازندران، در خانه‌ها از بین می‌رود. به عنوان نمونه، سند قباله ازدواج مربوط به 200 سال قبل را مرکز اهدا کردند، این سند آنقدر پوسیده بود که نمی‌توانستیم به آن دست بزنیم، فقط در لفافه پیچیدیم و برای مرمت به تهران فرستادیم.

شماره ثبت آرشیو ملی به شکل مکتوب در اختیار اهداکنندگان سند قرار می‌دهیم تا در جریان نگهداری از سند خود باشند ضمن اینکه تصویر دیجیتال سند را در اختیار اهداکننده سند قرار می‌دهیم. فرصت خرید سند هم فراهم است، اگر کسی قصد فروش سند دارد مرکز اسناد و کتابخانه ملی ایران، اسناد را قیمت‌گذاری کرده و خریداری می‌کند.

چنانچه کسی قصد اهدا و یا فروش سند ندارد می‌تواند  تصویری از سند را در اختیار ما بگذارد. هر اندازه آرشیو ملی غنی باشد نشان‌دهنده فرهنگ منطقه است. بسیاری اسناد از بین رفت چون مردم اسناد را مهم نمی‌دانستند. اسناد یا از بین رفته و یا از کشور دیگری سردرآورده است.